O propósito das regras de substituição é antecipar alguma eventual ausência de um usuário em uma posição específica, permitindo que outro grupo de usuários (ocupando um cargo equivalente ou superior) assuma suas responsabilidades. A substituição para um nível inferior só é permitida se o cargo em questão representar a maior responsabilidade da estrutura organizacional.

As regras de substituição podem ser aplicadas em uma situação prática: no comitê, é possível definir que um cargo específico seja substituído por outro previamente configurado.

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Como irá funcionar:

Antes de configurar seus comitês de aprovação, é essencial estruturar uma base robusta para garantir um processo eficiente e completo. Para isso, siga os passos abaixo:

1. Crie uma estrutura organizacional

Acesse Configurações > Estrutura Organizacional para começar a criação dos cargos e hierarquias da sua instituição. Nessa etapa, crie os cargos existentes na sua empresa e organize as hierarquias por meio de um sistema intuitivo de arrastar e soltar. A estrutura segue o formato de “árvore”, permitindo que você posicione os cargos em diferentes níveis hierárquicos até que toda a organização esteja documentada.

2. Estabeleça as regras de substituição

Com a estrutura de cargos definida, atribua quais cargos podem substituir outros. É importante lembrar que:

• Substituições para cargos de nível inferior só são permitidas se o cargo original representar a maior responsabilidade dentro da hierarquia.

3. Vincule usuários aos cargos

Quase tudo pronto! Agora, vincule os usuários da sua instituição aos cargos criados, de acordo com suas responsabilidades dentro da empresa.

4. Configure regras de aprovação para cada produto

Com a estrutura básica concluída, personalize os cargos responsáveis pela aprovação de determinados produtos de crédito. Dessa forma, você define os cargos e usuários que realmente precisam participar do processo, além de atribuir limites de valores para a análise e outras condições. Você encontra esse gerenciamento em Cadastros > Produtos > Editar produto > Aba Cargos de aprovação.

5. Teste seu primeiro comitê

Com tudo configurado, seu processo de aprovação está pronto para rodar! Inicie seu primeiro comitê e veja como sua análise de crédito se torna ainda mais eficiente e precisa.

⚠️ Atenção:

O Titan foi desenvolvido para garantir que cada usuário tenha autonomia em suas ações. Por isso, todos os usuários possuem um status. Um usuário ativo é sinalizado com um círculo verde no topo do menu, indicando que está Online. Já um usuário indisponível, seja por compromissos, férias, licença ou outros motivos, deve selecionar a opção Ausente, representada por um círculo laranja no topo do menu.

Para que seja possível substituir um cargo dentro de um comitê, o usuário que participa de um comitê em andamento precisa estar marcado como ausente. Assim, os membros da operação podem substituir esse usuário por outro que ocupe um cargo elegível, conforme configurado na estrutura organizacional.

Regras importantes:

• Todas as substituições são registradas no histórico de atividades da operação e notificadas aos usuários envolvidos na operação atual, incluindo os membros do comitê;
• Quando um membro de um comitê está ausente, os demais membros do comitê e da operação são notificados para que possam tomar a ação de substituí-lo.
• Todos os usuários substitutos recebem uma notificação informando que precisam realizar a votação;
• As atividades dos usuários substitutos são visualmente destacadas para facilitar a identificação de que estão substituindo outro(s) usuário(s);
• Quando um usuário estiver ausente, serão priorizados os substitutos que ocupam o mesmo cargo;
• Se um usuário estiver ausente e nenhum substituto do mesmo cargo estiver disponível, o sistema buscará substitutos dentro dos cargos substitutos conforme a hierarquia definida, seguindo a estrutura em árvore até encontrar um disponível;
• Caso as regras de substituição sejam alteradas durante um comitê em andamento, ou já iniciado, as novas regras só terão efeito após o reinício do comitê. O mesmo se aplica a qualquer modificação na estrutura organizacional e/ou nos cargos de aprovação (dentro de Produtos);
• Se houver ao menos um usuário disponível para votar em determinado cargo, a substituição do cargo ausente será opcional, pois já há responsáveis aptos a votar por este cargo.

Acesse seu ambiente e usufrua dessa(s) funcionalidade(s), agora mesmo!